Dava takip programı seçerken bakılacak 7 şey

Bir dava takip programı seçmek, çoğu büroda bir öğleden sonra ayrılan iş sanılır: birkaç demo izlenir, ekranı en derli toplu görünen tercih edilir. Oysa bu karar, önümüzdeki yıllarda dosyalarınızın nerede duracağını, ekibe kimin hangi veriyi görebileceğini ve bir gün vazgeçtiğinizde neyi yanınıza alabileceğinizi belirler. Demo ekranı bunların hiçbirini göstermez.

Aşağıdaki yedi ölçüt, satın alma kararını sağlamlaştırmak için sırayla sorulabilecek sorulardan oluşuyor. Hiçbiri marka sorusu değil; her biri, hangi ürünü değerlendirirseniz değerlendirin cevabını isteyebileceğiniz türden.

1. Veriniz çıkarılabilir mi?

En önemli soru en sona bırakılır ve genellikle hiç sorulmaz: bu sistemden ayrılmak istersem verimi nasıl alırım?

Cevabı "destek ekibine yazın, biz hazırlarız" olan bir ürün, size bir dışa aktarma özelliği değil bir izin vaat ediyor demektir. Aradığınız şey, kendi kendinize çalıştırabileceğiniz bir dışa aktarma: dava listesi, müvekkil kayıtları, duruşma tarihleri ve yüklediğiniz belgeler, standart biçimlerde (CSV/Excel, PDF, DOCX) ve tek seferde.

Sormanız gereken somut sorular:

• Dışa aktarmayı kullanıcı kendi başına başlatabiliyor mu, yoksa talep mi ediyor?
• Belgeler de geliyor mu, yoksa yalnız üstveri (dosya adı, tarih) mi?
• Aboneliğim biterse verilerime ne kadar süre erişebilirim?

2. UYAP tarafında ne vaat ediliyor, nasıl vaat ediliyor?

UYAP entegrasyonu bugün neredeyse her üründe bir başlık. Farkı yaratan şey başlığın kendisi değil, verinin nasıl alındığı.

Burada dikkat edilecek nokta şu: UYAP Avukat Portalı'nın kullanım koşulları, sisteme otomatik/robot yazılımla erişimi sınırlar. Bir ürün "siz uyurken dosyalarınızı kendi kendine senkronize eder" diyorsa, bunun kullanım koşullarıyla nasıl bağdaştığını sormak sizin hakkınız — çünkü olası bir sonuç sizin portal hesabınızı etkiler, yazılım şirketinin hesabını değil.

Sorulacaklar:

• Veri, ben portalda oturum açtığımda mı aktarılıyor, yoksa arka planda sürekli mi?
• Aktarım bir tarayıcı eklentisiyle mi, sunucudan mı yapılıyor?
• Çıktı, UYAP'a geri yüklenebilecek biçimde (UDF) alınabiliyor mu?

Bizim tarafımızdaki tercihi ve gerekçesini ana sayfadaki uçtan uca iş akışı bölümünde açıkça yazıyoruz: aktarım siz portaldayken, insan temposunda çalışır.

3. Yapay zekâ çıktısı denetlenebiliyor mu?

Bir hukuk yazılımının yapay zekâ özelliği varsa, asıl mesele modelin ne kadar akıcı yazdığı değil, yanlış yazdığında bunu size söyleyip söylemediğidir.

Dil modellerinin hukukta bilinen en ciddi riski, gerçekte var olmayan bir karara ikna edici biçimde atıf üretmesidir. Bir ürünün bu riske karşı ne yaptığını anlamak için tek bir soru yeterli: üretilen metindeki karar numaraları resmî kaynağa karşı kontrol ediliyor mu, yoksa yalnızca ekranın altına "çıktıyı kontrol edin" yazan bir uyarı mı var?

İkisi arasındaki fark, sorumluluğun kimde kaldığıdır. Bu konuyu ayrı bir yazıda ayrıntılı ele aldık: Yapay zekâ uydurma karar verirse ne olur?

4. KVKK sorumluluğu nerede duruyor?

Müvekkil dosyası, tanımı gereği özel nitelikli veri içerebilen bir yığındır. Bir buluta taşındığı anda veri sorumlusu sizsiniz, yazılım şirketi veri işleyendir — ve bu ayrım sözleşmeyle değişmez.

Bakılacaklar:

• Veri işleyen sıfatıyla bir sözleşme (KVKK m.12 kapsamında) sunuluyor mu?
• Veriler nerede barındırılıyor; yurt dışına aktarım varsa hangi hukuki zeminde?
• Yapay zekâ özelliği kullanılıyorsa, belge metni modele gitmeden önce kişisel veriler maskeleniyor mu?
• Şirket, sizin belgelerinizle kendi modelini eğitiyor mu?

Son iki soru yeni ve çoğu ürün açıklamasında cevabı yazmıyor. Bizim yaptığımızı güvenlik bölümünde tek tek sayıyoruz.

5. Süre ve duruşma takibi gerçekten çalışıyor mu?

Takvim modülü olmayan ürün yok; işe yarayan takvim ise az. Denemede bakılacak üç şey:

• Çakışma kontrolü: aynı saate iki duruşma girildiğinde ürün sizi uyarıyor mu?
• Adli tatil ve resmî tatiller: süre hesabı bunları biliyor mu, yoksa takvimi siz mi düzeltiyorsunuz?
• Bildirim gerçekten gidiyor mu: deneme sırasında yarına bir hatırlatma kurun ve telefonunuza düşüp düşmediğine bakın. "Bildirim özelliği vardır" cümlesi ile telefonda çalan bildirim arasındaki mesafe, çoğu üründe sanılandan uzundur.

6. Mobil tarafta ne var — uygulama mı, küçültülmüş web mi?

Duruşma çıkışında koridorda kullanacağınız şey masaüstü ekranı değil. Burada ayrım nettir:

• Gerçek mobil uygulama: mağazadan kurulur, bildirim gönderebilir, çevrimdışı çalışabilir.
• Mobil uyumlu web: tarayıcıda küçülen aynı sayfa; bildirim ve çevrimdışı desteği çoğunlukla yoktur.

İkincisi kötü değildir, ama "mobil desteği var" cümlesi ikisini birden kapsadığı için hangisi olduğunu açıkça sormak gerekir. Ayrıca sorun: mobilde girilen bir kayıt webde anında görünüyor mu?

7. Fiyat, bir yıl sonra ne olacak?

Fiyat karşılaştırmasında en sık atlanan üç kalem:

1. KDV dahil mi? Sektörde her iki gösterim de kullanılıyor; yan yana koyduğunuz iki fiyattan biri KDV hariçse karşılaştırma baştan yanlıştır.
2. Kullanıcı başına mı, büro başına mı? Stajyer ve sekreter hesapları ücretli mi?
3. Yapay zekâ kullanımı sınırsız mı, kotalı mı? Kotalıysa kota dolunca ne oluyor — özellik kapanıyor mu, ek paket mi satın alınıyor?

Bir de taahhüt sorusu var: aylık ödeyip istediğiniz ay çıkabiliyor musunuz, yoksa indirimli fiyat yıllık taahhüde mi bağlı? Kendi fiyatlarımızı ve neyin dahil olduğunu fiyat sayfasında tek tabloda yayımlıyoruz.

Karar öncesi 15 dakikalık kontrol

Demo izlemek yerine deneme sürümünde şunları yapın; çoğu ürün hakkında ekran turundan daha fazlasını öğretir:

1. İki dava, bir müvekkil ve bir duruşma kaydedin.
2. Yarına bir hatırlatma kurun, telefonunuzu bekleyin.
3. Bir PDF yükleyip geri indirin — aynı dosya mı geliyor?
4. Dışa aktarma menüsünü arayın. Bulamıyorsanız, bu da bir cevaptır.
5. Aynı işleri bir de telefondan yapın.

Bu beş adım, yedi ölçütün beşini pratikte test eder. Kalan ikisi (KVKK sorumluluğu ve UYAP koşulları ile fiyat yapısı) sözleşme ve fiyat sayfasında yazılıdır; yazmıyorsa sormak gerekir.

Sık sorulan diğer başlıklar için SSS sayfamıza bakabilirsiniz.

Bu yazı ürün seçimine ilişkin genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; hukuki tavsiye niteliği taşımaz. Mevzuata ve kullanım koşullarına ilişkin değerlendirmelerinizi resmî kaynaklardan doğrulamanız gerekir.