UYAP'taki dosyayı elle kopyalamadan sisteme almak

Bir dava takip programının en sık duyulan şikâyeti şudur: "Zaten UYAP'ta olan bilgiyi bir kez daha yazmam gerekiyor." Dosya numarası, taraflar, mahkeme, duruşma tarihi — hepsi bir ekranda duruyor, ama diğer ekrana elle geçiyor. Bu hem zaman kaybı hem de hata kaynağı; bir rakamın yanlış girilmesi bir duruşmanın kaçırılmasına kadar gidebiliyor.

Bu yazı, aktarımın hangi yollarla yapılabildiğini ve her yolun neyi getirip neyi riske attığını anlatıyor.

Üç yol, üç farklı risk

1. Elle giriş. En yaygın yöntem. Riski bilinir: her dosya için birkaç dakika, ve tek harflik bir hatanın sessizce sisteme yerleşmesi. Bir avantajı var — hiçbir kural ihlali riski taşımaz.

2. Tarayıcı eklentisi. Siz UYAP'ta oturum açıp dosyayı açtığınızda, sayfada zaten görünen veriyi yakalayıp yazılıma aktarır. Yani ortada yeni bir erişim yok; sizin gördüğünüz ekranın içeriği kopyalanıyor. Kritik ayrım: veri, siz oradayken ve siz baktığınız için alınır.

3. Sunucudan otomatik senkron. Yazılımın sunucusu, sizin kimlik bilgilerinizle UYAP'a bağlanıp arka planda düzenli olarak veri çeker. Kulağa en konforlusu gelir: "siz uyurken dosyalarınız güncellenir."

Üçüncü yolun bir sorunu var ve bunu satın alma kararından önce bilmek gerekiyor.

"Tam otomatik senkron" vaadinde sorulacak soru

UYAP Avukat Portalı'nın kullanım koşulları, sisteme otomatik/robot yazılımla erişimi sınırlar. Bir ürün "arka planda kendi kendine senkronize eder" diyorsa, bunun kullanım koşullarıyla nasıl bağdaştığını sormak sizin hakkınızdır — çünkü olası bir sonuç sizin portal hesabınızı etkiler, yazılım şirketinin hesabını değil.

Bu, "o ürünler kötü" demek değil; farklı bir risk tercihi yapmışlar demek. Ama tercihi yapan onlar, sonucunu taşıyan siz olduğunuz için sorunun sorulması gerekiyor. Somut hâliyle:

• Veri sunucudan mı çekiliyor, yoksa ben portalda oturum açtığımda tarayıcımdan mı alınıyor?
• Ben giriş yapmamışken de senkron oluyor mu?
• Kimlik bilgilerim (kullanıcı adı/parola/e-imza) yazılımın sunucusunda saklanıyor mu?

Son soru özellikle önemli: portal kimliğinizin bir üçüncü tarafta saklanması, sizin sorumluluğunuzda olan bir erişimin sizden bağımsız kullanılabilmesi anlamına gelir.

Bizim tercihimiz ve gerekçesi

HukukDefterim'de aktarım tarayıcı eklentisiyle yapılır ve insan temposunda çalışır: siz UYAP'ta bir sayfayı açtığınızda o sayfanın verisi yakalanır, istekler sıraya alınır ve aralarına gerçekçi gecikmeler konur. Arka planda çalışan bir robot yok; siz portalda değilken hiçbir şey olmaz.

Bunu bir eksiklik olarak değil, bilinçli bir sınır olarak yazıyoruz. Ana sayfadaki uçtan uca iş akışı bölümünde de aynı cümle duruyor: aktarım siz portaldayken, insan temposunda çalışır — hesabınız riske girmez.

Karşılığında kaybettiğimiz şey gerçek: gece boyunca kendi kendine güncellenen bir dosya listesi sunmuyoruz. Kazandığınız şey de gerçek: kullanım koşullarıyla çatışmayan bir aktarım ve sunucumuzda durmayan bir portal kimliği.

Aktarımdan sonra başlayan asıl iş

Veriyi taşımak tek başına bir kazanç değil; taşınan verinin bir işe dönüşmesi lazım. Pratikte zinciri şöyle kurmak gerekiyor:

1. Dosya ve taraflar sisteme girer.
2. Tebligat, süreye dönüşür. Bu adım atlanırsa aktarım yalnızca bir kopyalama işlemi olarak kalır. Tebligatın kendisi değil, doğurduğu süre önemlidir.
3. Süre, takvimde ve hatırlatmada görünür. Duruşma çakışmaları burada yakalanır.
4. Belge üretimi aynı verinin üstünde çalışır. Taraf adlarını, dosya numarasını ikinci kez yazmıyorsanız zincir doğru kurulmuş demektir.
5. Çıktı UYAP'a geri döner. Burada format meselesi devreye giriyor.

UDF: aktarımın geri dönüş yolu

UYAP'a evrak sunarken kullanılan format UDF'dir. Bir yazılım size Word veya PDF veriyor ama UDF vermiyorsa, döngünün son halkası elinizde kalır: metni UYAP editörüne taşımanız gerekir ve biçimlendirme yolda bozulur.

Değerlendirdiğiniz üründe sorulacak iki şey:

• Ürettiği dilekçeyi UDF olarak indirebiliyor muyum?
• Elimdeki UDF'yi sisteme yükleyip içeriğini okutabiliyor muyum? (Taranmış evrak söz konusuysa metin çıkarma da gerekir.)

İkisi birden varsa aktarım gerçekten çift yönlüdür. Yalnız biri varsa yarım bir entegrasyondan söz ediyorsunuzdur.

Deneme sırasında 10 dakikada test edilebilecekler

Ürün kararı vermeden önce, deneme sürümünde şunları yapın:

1. UYAP'ta bir dosya açın ve aktarımı çalıştırın. Taraflar, mahkeme ve esas numarası düzeltme gerektirmeden doğru geldi mi?
2. Aktarılan dosyada bir tebligat varsa: sistem bundan bir süre/hatırlatma kendiliğinden kurdu mu, yoksa siz mi girdiniz?
3. Aynı dosya için bir dilekçe taslağı üretip UDF olarak indirmeyi deneyin.
4. Aktarımı, UYAP'ta oturum açmadan tetiklemeye çalışın. Çalışıyorsa, verinin nereden geldiğini sorun.

Dördüncü madde, yukarıdaki kullanım koşulları sorusunun pratik cevabını verir.

İlgili okuma: dava takip programı seçerken bakılacak yedi şey ve içtihat arama taktikleri.

Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; hukuki tavsiye niteliği taşımaz. UYAP kullanım koşullarına ilişkin değerlendirmelerinizi resmî kaynaktan doğrulamanız gerekir.